Identifikasi yang hilang sebelum meminta penggantian
Dompet atau tas Anda hilang. Pertama, buat daftar tepat dokumen yang hilang: paspor, izin belajar, kartu bank, kartu mahasiswa, atau dokumen lain. Catat salinan yang masih dimiliki. Penggantian menjadi tanggung jawab beberapa lembaga; satu laporan tidak menyelesaikan semua proses.
Jika izin belajar hilang, bantuan resmi IRCC menyatakan bahwa permohonan dan biaya diperlukan untuk mendapatkan salinan pengganti. Untuk paspor asing, cari petunjuk otoritas penerbitnya. Jangan mengikuti formulir paspor Kanada jika dokumen Anda diterbitkan negara lain.
Siapkan catatan kejadian berdasarkan fakta
Tulis tanggal, perkiraan lokasi, keadaan yang diketahui, dan dokumen terkait. Jelaskan yang Anda ketahui; jangan menyebut kehilangan sebagai pencurian jika tidak ada dasar. Catat nomor dokumen dari salinan yang disimpan di tempat aman.
Untuk setiap lembaga yang dihubungi, simpan tanggal, saluran, dan nomor rujukan berkas. Jika laporan kepada otoritas diperlukan, minta petunjuk sesuai lokasi kejadian dan simpan bukti. Jangan menganggap laporan ke universitas menggantikan laporan yang diminta penerbit dokumen.
Jika kartu pembayaran ikut hilang, hubungi bank melalui kontak resmi untuk mengetahui tindakan yang perlu dilakukan. Hindari tautan dalam pesan yang menawarkan pencarian dokumen dengan imbalan pembayaran. Orang yang mengetahui nama atau nomor mahasiswa Anda tidak otomatis berwenang.
Temukan pihak yang tepat
Direktori Global Affairs Canada mencantumkan perwakilan asing yang terakreditasi di Kanada. Gunakan untuk menemukan misi atau kantor konsuler; kemudian periksa situs resmi dan wilayah kewenangannya. Persyaratan paspor, dokumen sementara, dan laporan kehilangan bergantung pada negara penerbit.
Ajukan tiga pertanyaan konkret: proses apa yang sesuai dengan dokumen saya, bukti apa yang harus dikumpulkan, dan solusi apa jika perjalanan sudah dekat? Tanyakan juga apa yang terjadi jika dokumen yang dilaporkan hilang ditemukan kembali. Jangan menganggap penemuan otomatis membatalkan laporan atau dokumen tetap dapat digunakan.
Layanan internasional institusi dapat membantu mengidentifikasi proses dan akibat akademik keterlambatan. Layanan itu tidak menerbitkan paspor atau izin. Jika harus melewatkan kegiatan, informasikan kepada layanan terkait dengan unsur yang diperlukan, tanpa menyebarkan salinan identitas secara tidak perlu kepada seluruh tim pengajar.
Bedakan penggantian, perpanjangan, dan situasi tinggal
Gunakan halaman permohonan penggantian dokumen imigrasi untuk petunjuk terbaru. Baca panduan dan periksa daftar dokumen yang berlaku sebelum mengirim apa pun. Permohonan salinan tidak boleh dianggap sebagai perpanjangan hanya berdasarkan intuisi.
Catat secara terpisah tanggal berakhir dokumen dan proses yang sudah berjalan. Jika tenggat mendekat atau situasi tidak pasti, mintalah pemeriksaan kepada IRCC atau orang yang berwenang memberi nasihat imigrasi. Hilangnya dokumen fisik, keabsahan, dan ketentuan tinggal harus diperiksa secara terpisah.
Situasi fiktif: seorang mahasiswi memiliki salinan izin yang hilang, tetapi paspornya masih di rumah. Ia memeriksa proses penggantian izin dan tenggat yang berlaku. Ia tidak mengajukan paspor hanya karena kedua dokumen digunakan dalam beberapa proses administratif.
Periksa kembali perjalanan yang direncanakan
Buat daftar dokumen untuk keluar dari Kanada, memasuki tujuan, dan kembali. Halaman resmi tentang kedatangan mahasiswa di Kanada membantu menemukan persyaratan masuk yang perlu diperiksa. Jangan menganggap tanda terima penggantian atau foto dokumen cukup untuk bepergian.
Tanyakan kepada otoritas berwenang apa yang diperlukan dengan paspor baru dan dokumen perjalanan. Minta penjelasan dampaknya bagi visa atau otorisasi yang terkait dokumen lama. Periksa pula ketentuan perubahan reservasi, lalu putuskan berdasarkan informasi terkonfirmasi.
Atur ulang dokumen setelah penggantian
Periksa informasi pada dokumen diterima dan laporkan kesalahan melalui jalur yang ditentukan. Simpan konfirmasi dan perbarui salinan aman. Tanyakan layanan mana yang harus diberi tahu tentang perubahan nomor atau dokumen.
Terakhir, siapkan daftar darurat yang dapat dibaca tanpa telepon: bank, penerbit paspor, institusi, dan orang tepercaya. Simpan salinan di tempat terlindungi yang terpisah dari dokumen asli. Pengaturan ini membantu komunikasi mendatang; tidak pernah menggantikan dokumen resmi yang diminta lembaga.